Статья "Эффективное управление рабочим временем торгового персонала"
В ювелирной розничной торговле затраты на персонал являются одной из основных расходных статей наряду с затратами на аренду. С одной стороны, наличие «лишнего» персонала в магазине – это дополнительные расходы, с другой стороны, нехватка рабочих рук в пиковые часы – это потери в продажах. О том, как же найти баланс между рабочим временем персонала и реальной потребностью в наличии продавцов для обслуживания покупателей, мы и поговорим в этой статье.
Во многих ювелирных магазинах в смену работает по два продавца. Обычная рабочая смена составляет 12 часов, например, с 10 до 22 часов. В этом случае график распределения рабочего времени по часам представляет собой прямую линию, значение которой равно 8.3% (сумма долей за 12 часов будет давать 100%):
На самом деле, продажи в магазине идут немного по другому сценарию:
Для удобства восприятия приведем данные по распределению чеков в табличной форме:
Мы видим, что в реальности за первые и последние два часа работы совершается порядка 20% продаж, при этом за восемь часов внутри рабочего дня пробивается порядка 80% чеков.
Таким образом, если мы будем выводить второго сотрудника в наш магазин только в часы с долей загрузкой по чекам от 7% в день, то за неделю мы сможем сэкономить 28 часов работы из 168 часов, то есть 16% от суммы ФОТ.
В таблице 1 красным цветом выделена ячейка, которая соответствует продажам с 17 до 18 часов в пятницу. Обратите внимание, что это время является пиковым для нашего магазина, здесь с большой долей вероятности мы теряем часть клиентов. Если в магазине есть счетчик посетителей, то мы увидим, что в это время конверсия в продажи у нас будет снижаться. Это свидетельствует о потребности в дополнительном персонале в это время.
На самом деле, задача распределения рабочего времени еще более сложная, так как продажи зависят еще от дней недели:
Суммарно по всем магазинам, продажи за пятницу, субботу и воскресенье составляют 60% от продаж всей недели. Но есть такие магазины, где на эти дни приходится 50% продаж. Поэтому очень важно управление рабочим временем персонала осуществлять с учетом особенностей каждого магазина.
Распределение рабочего времени с учетом рабочих часов и дней недели приведено в следующей таблице:
Желтой заливкой выделены часы, когда в магазине есть потребность в двух продавцах, красной заливкой выделена потребность в трех продавцах (на самом деле, есть и такие часы, где требуется четыре продавца, но такое расширение штата мы в данном примере не рассматриваем).
Если подстроить графики выхода персонала с учетом этой таблицы, то мы можем получить следующее перераспределение 168 рабочих часов по часам и дням недели:
В последнем расчете мы не получаем экономии затрат на ФОТ, а лишь перераспределяем рабочее время продавцов согласно реальной потребности в обслуживании клиентов.
Для применения рассмотренных методов управления рабочим временем необходимо организовать учет количества часов работы персонала. Лучшим решением будет использование биометрических терминалов (сканеров отпечатков пальцев). Такой подход исключает манипуляции персоналом в фиксации отработанного времени.
Планирование рабочего времени по дням нужно начать с составления плана продаж по дням с учетом веса каждого дня недели и сезонных колебаний. В результате будет получен план рабочего времени магазинов по дням. На основании этих планов должны составляться графики выхода сотрудников на работу.
Для оценки выполнения плана рабочего времени необходимо фактически отработанные часы по дням соотнести с планом на каждый день. Далее, к примеру, принять за выполнение плана на конкретный день отклонение не более, чем на 10%. Выполнением плана за период можно считать отношение дней, где план выполнен, к общему числу дней в периоде.
Рассмотренные примеры применимы в течение года в непиковые периоды. В праздничные дни, когда поток покупателей резко возрастает, очень важно правильно планировать объем продаж и рассчитывать потребность в персонале.
Типовые учетные системы автоматизации не позволяют анализировать продажи по часам и дням недели. Для анализа потребуется потратить время, но оно точно окупится ростом продаж, а в некоторых случаях и снижением затрат на персонал.
Константин Жигульский
Кандидат технических наук
Управление Товарными Запасами «Stocks Manager PRO»
www.100k-pro.ru
При использовании материалов ссылка на автора обязательна
